En los sistemas de gestión actuales como SAP, Microsoft Dynamics (NAVISION), JD Edwards u Odoo, los asientos de apertura y cierre se consideran un anacronismo heredado de los sistemas contables antiguos.
Este procedimiento surgía como una necesidad técnica de los sistemas limitados de antaño.
Imaginemos una empresa como Telefónica, con cientos de millones de apuntes contables. Si tuviese que calcular los saldos de clientes en los primeros seis meses del año, tendría que considerar asientos de regularización y de apertura. Esto sería innecesariamente complejo y costoso.
¿Qué hace Odoo diferente?
Odoo ya proporciona toda la información que tradicionalmente se obtenía de los asientos de apertura y cierre:
- Calcula de forma automática y precisa el saldo inicial del ejercicio.
- La cuenta 129 (Resultado del ejercicio) se calcula en tiempo real, es decir, en el mismo momento en que se genera el informe.
- Este enfoque garantiza una coherencia total de la contabilidad desde el inicio de la actividad de la empresa, sin necesidad de tareas manuales repetitivas.
Contabilidad Periódica vs. Continua
Contabilidad Periódica
- Definición: Sistema tradicional donde, al finalizar el año fiscal, se realiza un asiento de cierre que pone todas las cuentas a cero, y un asiento de apertura al inicio del nuevo año para las cuentas que se mantienen.
- Objetivo original: Facilitar consultas anuales al trabajar con datos de un solo ejercicio.
- Inconveniente: Puede hacer que se pierdan datos históricos al no conservar movimientos de años anteriores.
- Popularidad: Es el sistema más utilizado históricamente y el más común en España.
- Fundamento: Aunque tiene raíces técnicas, se ha mantenido más por costumbre que por normativa explícita.
Contabilidad Continua
- Definición: Método más moderno que no requiere asientos de apertura/cierre, ya que usa el historial completo para calcular saldos.
- Funcionamiento: El sistema detecta si se debe usar el histórico para calcular los saldos de una cuenta, conservando todos los movimientos.
-
Ventajas:
- Conserva el historial contable completo.
- Evita tareas manuales y el uso de recursos innecesarios para regenerar información.
- Permite un cierre más simple: solo se registra el resultado del ejercicio.
- Limitaciones: Es poco conocida y rara vez se enseña, lo que genera la falsa percepción de que la contabilidad periódica es la única válida.
¿Es obligatorio crear un asiento de apertura y cierre contable?
Fundamento normativo
La legislación mercantil y contable aplicable en España (Código de Comercio, Ley de Sociedades de Capital y el Reglamento del Registro Mercantil) establece que:
-
Debe existir un balance de apertura en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
“El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.”
(Código de Comercio, art. 28.1)
-
También es obligatorio:
- Transcribir el inventario de cierre del ejercicio.
- Registrar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria, que forman una unidad y deben reflejar la imagen fiel de la empresa (CCom art. 34.1 y 35).
Es decir, los asientos de apertura y cierre no se mencionan literalmente como “asientos contables” obligatorios, pero sí se exige su expresión formal en forma de balances y documentos que deben constar en los libros obligatorios y ser legalizados.
¿Pueden estos balances obtenerse “de forma calculada” sin asiento físico?
Aquí entramos en un matiz importante:
Desde el punto de vista técnico y de software contable:
- Es totalmente posible que el sistema contable calcule automáticamente el balance de apertura de un ejercicio a partir del cierre del anterior, sin necesidad de un asiento físico de apertura si se mantiene la continuidad contable.
-
En efecto, el art. 35.1 CCom dice:
“El balance de apertura de un ejercicio debe corresponder con el balance de cierre del ejercicio anterior.”
Esto avala el enfoque de contabilidad continua, donde no se requiere un asiento específico si la información fluye automáticamente como la que emplea Odoo actualmente.